Entenda os benefícios de um sistema para clínicas para a gestão e otimização dos resultados

Publicado em: 26 abril 2019 - Categoria: Gestão de clínicas

Otimizar os processos de gestão por meio de um sistema para clínicas é uma opção que vem sendo implantada em diversos consultórios. Um sistema desse tipo garante a gestão eficiente e a integração de todos os processos dentro da clínica, garantindo um atendimento eficaz e melhores retornos aos envolvidos.

Além disso, todos os setores se beneficiam com um sistema para clínicas: os recepcionistas, médicos, pacientes e até mesmo o setor financeiro. Quer saber mais sobre a importância de um sistema de gestão para a sua clínica? Então, continue lendo!

O que é um sistema de gestão?

Um sistema de gestão é um software utilizado por empresas, clínicas médicas ou outros estabelecimentos para integrar e automatizar os processos, facilitando as funções do dia a dia.

Por meio de um software de gestão, é possível associar informações sobre diferentes áreas da empresa, tais como a área comercial, gestão de equipes, RH, projetos, fluxo de caixa, dados de clientes, entre outros.

Esses sistemas são adaptados e montados para atender as necessidades específicas de um estabelecimento ou de uma clínica e trazem diversos benefícios.

Quais os benefícios de se implementar um sistema para clínicas?

Uma clínica, como qualquer outra empresa, precisa ter um sistema que funcione, atenda suas necessidades internas e ajude a oferecer um melhor atendimento aos seus clientes. Essas são, basicamente, as principais funções de um software de gestão.

Utilizando um software específico e que atenda as necessidades da sua clínica você consequentemente tem um aumento na produtividade em geral. O atendimento na recepção se torna mais rápido, o agendamento de consultas e exames é mais prático, o tempo de espera dos pacientes diminui, os médicos tem acesso ao histórico integrado dos pacientes e muito mais! Esse tipo de sistema traz benefícios para facilitar e aumentar a produtividade de todas as áreas de um consultório.

Isso vai contra o que muitos pensam a respeito de um sistema para clínicas. Deve se considerar que existe um período de instalação e de adaptação dos funcionários até que esse sistema esteja integrado e funcionando, durante esse processo pode ser que a produtividade encontre algum empecilho. Porém, depois da adaptação será possível perceber as melhorias que o sistema traz.

E, como saber se a produtividade está mesmo aumentando? Por meio do próprio sistema, que disponibiliza relatórios de desempenho de cada setor. Por exemplo, é possível saber qual o ticket médio do consultório, quantos pacientes foram atendidos, qual a média do tempo de cada consulta, quantos pacientes foram abordados por meio das redes sociais.

Se a transparência é um dos valores do seu consultório, não tem motivo para preocupação, afinal todos esses dados podem ser disponibilizados de maneira clara.

Além disso, por meio de um sistema próprio, a sua clínica se torna muito mais organizada e integrada, afinal, é possível acessar todos os setores na mesma plataforma e cada um deles tem o seu espaço próprio. Isso também ajuda para a redução de custos e desperdícios, desperdício com materiais de papelaria por exemplo e também o desperdício de tempo para encontrar algum arquivo ou preencher alguma ficha.

Essa economia também é muito importante para a sustentabilidade.

Com isso também aumenta a segurança dos dados do consultório e do paciente. Para ter acesso a isso dentro do sistema, é possível pedir uma autorização ou deixar restrito para alguns perfis. Além disso, todos esses dados estão armazenados em nuvem, garantindo uma segurança ainda maior.

Um sistema para clínicas também pode te auxiliar no controle financeiro do consultório, as entradas e saídas fixas, os gastos por paciente, as datas e quantidade de entrada por cada convênio, os custos de cada equipamento, manutenções preventivas e por aí vai.

Com um sistema integrado e de fácil acesso e manuseio, os seus clientes também serão beneficiados e a satisfação deles para com a sua clínica irá aumentar consideravelmente. Se é mais fácil para eles marcarem consultas, se não precisam esperar tanto tempo para serem atendidos e se a forma de acerto for mais simples, já é uma ótima forma de garantir que eles voltem para outros procedimentos ou para serem atendidos por outros especialistas.

Se na sua clínica também são feitos procedimentos ou exames, também é possível integrar essas áreas. Com isso, o médico já pode ter acesso aos resultados e poupar o tempo de espera do paciente.
Por meio disso, você como médico garante também a saúde e segurança de seus pacientes, muitos sistemas para clínicas também possuem a opção de prescrições eletrônicas, evitando erros comuns pela caligrafia e facilitando também caso o seu paciente perca a receita e precise pedir uma nova.

Dentro de um consultório, também é possível unir as funções desse sistema de gestão com outras estratégias de atendimento e marketing e garantir ainda mais benefícios! Por exemplo, é possível lembrar seu paciente por Whatsapp ou SMS sobre determinada consulta, mandar um e-mail reforçando as orientações dadas na consulta ou mesmo utilizar de técnicas de marketing para a fidelização desse paciente. Tudo isso pode também ser feito a partir de um sistema para clínicas!

Como começar a usar um sistema de gestão para clínicas?

Existem diversas opções de softwares para clínicas, com atuações e funções diferentes. Por isso, antes de se implementar um sistema desse tipo, é preciso fazer uma avaliação interna sobre as principais atividades e necessidades da sua clínica.

A partir disso, é possível escolher um tipo de sistema que atenda as suas necessidades e que, de preferência, seja intuitivo para seus funcionários. Lembre-se de sempre dar preferência para um software que, além de suprir os pontos importantes, também preze pela segurança no armazenamento de dados.

No momento de instalação e adaptação, seria interessante também promover treinamentos para tirar dúvidas e ensinar seus funcionários a utilizar esses sistemas de maneira adequada. Também é importante que o sistema para clínicas a ser escolhido possua um canal funcional de suporte técnico para possíveis questões que surjam conforme o uso do sistema.

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